Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 29 de septiembre de 2026

Agentik Commerce LLC ("Agentik", "nosotros") presta el servicio Agentik (el "Servicio"). Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puede ejercer sus derechos. Se aplica de conformidad con la Ley 1581 de 2012 de Colombia y sus normas reglamentarias.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Agentik Commerce LLC, sociedad constituida en Wyoming, Estados Unidos.
• Ciudad de operación: Medellín, Antioquia, Colombia.
• Dirección de correspondencia: Calle 45 # 77A-43
• Teléfono de contacto: +57 304 279 1732
• Correo electrónico: hello@agentik.com.co
• Área que atiende las solicitudes: Atención de datos personales de Agentik, en hello@agentik.com.co.

2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Como responsables, tratamos los datos de nuestros propios usuarios y clientes: cuentas, contacto, facturación y uso de la plataforma.

Como encargados, tratamos los datos que cada empresa cliente carga, sincroniza o recibe en el Servicio (por ejemplo, datos de sus clientes, pedidos, cartera o conversaciones). Cuando Agentik procesa datos personales por cuenta de una empresa cliente, actúa según las instrucciones documentadas de esa empresa y las obligaciones legales aplicables. Esta relación no convierte a la empresa cliente en propietaria de los derechos personales de los titulares.

El cliente conserva los derechos que le correspondan sobre el contenido empresarial que aporta. Los titulares de datos personales conservan sus derechos sobre su información.

3. Datos que tratamos

Usuarios y clientes de Agentik:

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo.
• Datos de autenticación y sesión, y registros de actividad en la plataforma.
• Datos comerciales y de facturación del cliente.
• Comunicaciones con nuestro equipo.

Datos de las empresas clientes, según los módulos e integraciones que cada una active:

• Datos de sus clientes, vendedores y proveedores; por ejemplo nombres, datos de contacto, pedidos, compras y cartera.
• Conversaciones de WhatsApp Business gestionadas desde el Servicio.
• Información sincronizada desde su sistema de gestión (ERP) o desde las plataformas que conecte.
• Contenido de marketing: imágenes, textos y campañas.

Visitantes del sitio web: datos técnicos de navegación (sección 9).

4. Finalidades

• Prestar el Servicio contratado y operar los módulos habilitados para cada cliente.
• Sincronizar información con el ERP del cliente y con las plataformas que el cliente decida conectar.
• Autenticar a los usuarios y proteger la seguridad de la plataforma.
• Atender solicitudes, dar soporte y comunicarnos sobre el Servicio.
• Facturar y cumplir obligaciones legales y contractuales.
• Mejorar el Servicio con información agregada.

5. Autorización

Cuando actuamos como responsables, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

Aceptar los Términos de Servicio y autorizar el tratamiento de datos personales son actos distintos.

Cuando actuamos como encargados, corresponde a la empresa cliente contar con la autorización de sus titulares o con la base legal aplicable.

6. Proveedores y plataformas conectadas

Para prestar el Servicio nos apoyamos en proveedores de alojamiento y analítica del sitio (Vercel), base de datos (Neon) y almacenamiento de archivos (Cloudflare R2). Según las funciones habilitadas para cada cliente, también podemos apoyarnos en proveedores de automatización de procesos, inteligencia artificial (texto, imágenes y transcripción de audio) y envío de correos.

La función de cada proveedor (encargado o tercero con tratamiento propio) depende del servicio concreto y del contrato aplicable. La conservación de datos en cada proveedor se rige por esos contratos.

Cuando una empresa cliente conecta plataformas externas (por ejemplo WhatsApp, Facebook, Instagram, Shopify o Google), la información que se envía a ellas queda sujeta también a las condiciones y políticas de esas plataformas. Desconectar una integración no implica, por sí solo, borrar la información que la plataforma externa haya almacenado.

7. Transferencias y transmisiones internacionales

Agentik Commerce LLC está constituida en Estados Unidos, y algunos proveedores procesan información en Estados Unidos o en otros países. Cuando transferimos o transmitimos datos personales al exterior, lo hacemos conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y procuramos que los proveedores ofrezcan condiciones de protección acordes con esta política.

8. Derechos de los titulares

Usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.
• Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Cómo ejercerlos:

• Escriba a hello@agentik.com.co con su nombre, un medio de contacto, la descripción de lo que solicita y los documentos que quiera aportar. Podremos pedirle información adicional para verificar su identidad.
• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocación): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
• Si sus datos los tratamos por cuenta de una empresa cliente, puede escribirnos igualmente. Recibiremos su solicitud y la coordinaremos con esa empresa.
• Las solicitudes de eliminación se explican en Eliminación de datos.

9. Sitio web, cookies y contenido de terceros

• Para mantener la sesión iniciada en la plataforma usamos una cookie de sesión necesaria.
• En las páginas públicas del sitio (la página principal y las páginas legales) usamos la analítica de nuestro proveedor de alojamiento, Vercel Web Analytics. No la usamos en la plataforma para usuarios autenticados. Según su documentación de privacidad, no usa cookies de terceros y registra datos de navegación para estadísticas agregadas: página visitada, página de origen, ubicación aproximada, navegador, sistema operativo y tipo de dispositivo.
• La página principal muestra una animación de un tercero (Spline). Al cargarla, su navegador se conecta con ese proveedor, que según su política de privacidad puede registrar la dirección IP y datos técnicos del navegador y del dispositivo, y usar cookies. Ese tratamiento se rige por la política de Spline.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, como el control de acceso por organización y por rol y el uso de conexiones cifradas.

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas y mientras dure la relación con el cliente. Después, solo conservamos lo que exija una obligación legal o contractual aplicable, y limitamos su tratamiento a esa finalidad. Cuando procede la eliminación, la tramitamos según la sección 8 y la página de Eliminación de datos.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de última actualización. Si hacemos cambios sustanciales, los comunicaremos antes de aplicarlos y, cuando corresponda, solicitaremos una nueva autorización.